Privacyverklaring

HaterdGroenDesign hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we deze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie zijn wij?

HaterdGroenDesign is gevestigd in Geffen en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens
HaterdGroenDesign
Geffen, Nederland
E-mail: info@haterdgroendesign.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer je contact met ons opneemt, een aanvraag doet of gebruikmaakt van onze diensten, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adres of locatie van de tuin
• Inhoud van je bericht of aanvraag
• Informatie die nodig is voor het maken van een offerte, ontwerp of opdracht
• Factuur- en betaalgegevens, wanneer je klant wordt
• Technische gegevens over websitegebruik, zoals bezochte pagina's en analytische cookiegegevens

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt of verzameld.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Om te reageren op vragen of aanvragen
• Om een afspraak of gesprek in te plannen
• Om een offerte te maken
• Om een tuinontwerp, advies of opdracht uit te voeren
• Om contact te onderhouden tijdens of na een opdracht
• Om onze administratie en facturatie te voeren
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten
• Om onze website te verbeteren met behulp van analytische gegevens

4. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een wettelijke grondslag voor is. In de praktijk gaat het meestal om:

• Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld wanneer we een offerte maken of een opdracht uitvoeren.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld om te reageren op een aanvraag of om klantcontact goed te kunnen beheren.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor de financiële administratie.
• Toestemming: bijvoorbeeld wanneer toestemming nodig is voor bepaalde cookies of andere verwerkingen.

Organisaties moeten volgens de AVG duidelijk kunnen uitleggen waarom zij persoonsgegevens verwerken en op basis van welke grondslag.

5. Waar worden gegevens opgeslagen?

Persoonsgegevens kunnen worden opgeslagen in verschillende systemen, zoals:

• De e-mailomgeving van HaterdGroenDesign
• Contactformulieren op de website
• Websitehosting en back-ups
• Administratie- of facturatiesoftware
• Project-, planning- of CRM-systemen
• Documenten, offertes of opdrachtbestanden
• Analytische systemen zoals Google Analytics

Wij zorgen ervoor dat persoonsgegevens niet op meer plekken of langer worden bewaard dan nodig is. Wanneer gegevens niet meer nodig zijn, worden ze verwijderd of geanonimiseerd, tenzij wij ze wettelijk langer moeten bewaren.

6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarbij hanteren wij in principe de volgende uitgangspunten:

• Contactaanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden na het laatste contactmoment, tenzij er een duidelijke reden is om de gegevens langer te bewaren.
• E-mailcorrespondentie met klanten of serieuze aanvragen: zolang dit nodig is voor contact, offerte, uitvoering van de opdracht of nazorg.
• Offertes en opdrachtgegevens: zolang nodig voor de uitvoering, administratie, garantie, bewijsvoering of zakelijke opvolging.
• Facturen en financiële administratie: 7 jaar, omdat dit wettelijk verplicht kan zijn voor de Belastingdienst.
• Gegevens in back-ups: worden niet actief gebruikt en verdwijnen volgens de reguliere back-upcyclus.
• Analytische gegevens: worden zo veel mogelijk geanonimiseerd of geaggregeerd bewaard.

Wanneer gegevens in e-mail, software of een database staan, geldt dus dezelfde regel: ze worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn, behalve wanneer er een wettelijke of zakelijke reden is om ze langer te bewaren.

7. Delen wij gegevens met derden?

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

Soms is het nodig om gegevens te delen met andere partijen, bijvoorbeeld:

• Aanlegpartners of uitvoerende partijen die betrokken zijn bij een tuinproject
• Hostingpartij of websitebeheerder
• E-mailprovider
• Administratie- of facturatiesoftware
• Analyticsdienstverlener
• Boekhouder of accountant, indien van toepassing

Wij delen alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel. Wanneer gegevens met aanlegpartners worden gedeeld voor de uitvoering van een opdracht, gebeurt dit in overleg met jou.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij waar nodig afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

8. Cookies

Onze website gebruikt functionele en analytische cookies.

Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken. Hiervoor is geen toestemming nodig, maar bezoekers moeten er wel over worden geïnformeerd.

Analytische cookies gebruiken wij om te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken en om de website te verbeteren. Als analytische cookies weinig gevolgen hebben voor de privacy, is voorafgaande toestemming meestal niet nodig. Voor privacygevoelige of trackingcookies is wel toestemming nodig.

Wij gebruiken geen cookies voor advertentietracking, remarketing of het opbouwen van commerciële bezoekersprofielen, tenzij hiervoor vooraf toestemming wordt gevraagd.

9. Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Daarbij kunnen gegevens worden verwerkt zoals bezochte pagina's, klikgedrag, apparaattype, browserinformatie en bezoekduur.

Wij streven ernaar Google Analytics privacyvriendelijk in te stellen. Dat betekent onder andere:

• IP-adressen worden gemaskeerd of niet volledig opgeslagen
• Gegevens worden niet gebruikt voor advertentiedoeleinden
• Gegevensdeling met Google wordt waar mogelijk beperkt
• We verzamelen geen gegevens waarmee wij bezoekers direct proberen te identificeren

Google kan gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Wij nemen waar mogelijk passende instellingen en maatregelen om de privacyrisico's te beperken.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of ongewenste openbaarmaking.

Voorbeelden hiervan zijn:

• Beveiligde websiteverbinding via SSL
• Beperkte toegang tot systemen waarin persoonsgegevens staan
• Gebruik van veilige wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie
• Regelmatige updates van website en systemen
• Zorgvuldige omgang met e-mail, documenten en klantgegevens

11. Jouw rechten

Je hebt volgens de AVG verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Je kunt ons vragen om:

• Inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van gegevens
• Beperking van de verwerking
• Overdracht van gegevens
• Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen
• Intrekking van eerder gegeven toestemming

Mensen hebben recht op duidelijke informatie over wat organisaties met hun persoonsgegevens doen en waarom.

Wil je gebruikmaken van je rechten? Stuur dan een e-mail naar info@haterdgroendesign.nl.

Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren, zodat we zeker weten dat gegevens niet aan de verkeerde persoon worden verstrekt.

12. Klacht indienen

Als je vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met je persoonsgegevens, horen wij dat graag. Dan zoeken we samen naar een oplossing.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer onze website, werkwijze, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.